La Universidad de La Laguna ha presentado hoy jueves 18 de febrero la metodología de un estudio sobre las cargas de trabajo del personal funcionario, con el objeto de conocer de forma pormenorizada cómo se gestionan los procedimientos en esta institución, cuáles son los picos de trabajo más acuciados y cuál es el volumen de actividad de cada unidad administrativa. El propósito de este estudio es el diseño de una plantilla más equilibrada, señaló el rector, Eduardo Doménech, al tiempo que puso en valor el hecho de que el trabajo fuera enteramente realizado por la institución universitaria a través de su Gabinete de Análisis y Planificación (GAP).
La puesta en marcha de este estudio ha contado con la plena colaboración de la Gerencia del centro académico, así como de la Junta de Personal de Administración y Servicios Funcionario. Para validar la aplicación de la metodología empleada, se escogió al Servicio de Gestión y Planificación Académica como servicio piloto, lo que ha servido para demostrar que este trabajo es útil y que ofrece información relevante sobre las tareas y los tiempos empleados en cada unidad.
El técnico del Gabinete de Análisis y Planificación Carlos Pérez fue el encargado de presentar la metodología y los aspectos generales del proyecto, que recorrerá distintos servicios de la universidad para estudiar procedimientos y tareas llevadas a cabo por el personal funcionario.
Carlos Pérez recordó que hay procedimientos que ya están incorporados a la sede electrónica de la ULL, por lo que ya se conoce el flujo de tareas que acarrean y es por tanto más fácil determinar las cargas de trabajo que conllevan. Pero lo cierto es que la mayoría de ellos no están todavía recogidos en la sede, así que habrá que completar el catálogo con visitas a las unidades para recoger información acerca de sus labores más habituales.
En la siguiente etapa del proyecto se visitarán las unidades para analizar el tiempo empleado en la ejecución de las tareas, así como otras variables como tiempos de espera o encuestas a los usuarios del servicio. De esta información se pretende no sólo recoger datos concretos, sino también datos sobre la variación de la carga de trabajo durante el periodo de desarrollo del procedimiento en cuestión.
El estudio permitirá incorporar de forma complementaria información adicional, apuntó el técnico, ya que buena parte de las tareas administrativas quedan registradas a través de herramientas informáticas como las bases de datos, por ejemplo. Lo mismo puede decirse del uso del teléfono o del correo electrónico, instrumentos que también servirán para medir el trabajo.
La idea es establecer dos tipos de indicadores: uno centrado en tiempos promedio, periodicidad, incidencias, número medio de llamadas telefónicas, ratio del número de operaciones de gestión por usuario, y otro relacionado con medidas objetivas sacadas de las bases de datos de la universidad.
En opinión del gerente, Justo Artiles, se trata de una metodología pensada por y para la propia universidad, cuestión que enfatizó en comparación con el trabajo que podría llevar a cabo una consultora externa, desconocedora de la realidad universitaria y “que aterriza y nos dice cómo hay que hacer las cosas”. En cuanto al método de desarrollo, el gerente puso en valor la vinculación de los responsables de las unidades de gestión con este proyecto, al tiempo que también están vinculados en el seguimiento del trabajo tanto la Junta de Personal de Administración y Servicios pas como la propia Gerencia. “Es decir, estamos todos organizados parta llevar a cabo el estudio”, apostilló.
Artiles indicó asimismo que este estudio será eficaz para reflexionar sobre qué hacemos, cómo lo hacemos y por qué. “Es una fuente de información viva y actualizada, que también servirá para futuros trabajos”. El gerente añadió que es un estudio oportuno, que se lleva a cabo a la vez que la puesta en marcha de la administración electrónica. “No son proyectos fáciles, pero nos ayudarán a madurar como organización y nos harán reflexionar sobre cómo hacemos las cosas”.
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