En la mañana de hoy ha tenido lugar un seminario online auspiciado por la Cátedra Cajasiete de Big Data, Open Data y Blockchain de la Universidad de La Laguna en el que se ha avanzado en el proceso de transformación digital de la institución docente y los resultados que en un tiempo récord se han derivado de él, tras la obligación de suspender la docencia presencial y migrar todo el sistema a un modelo online. Un ejemplo de ello son las 29.000 pruebas telemáticas entregadas por los estudiantes en la primera semana de exámenes finales de la pasada semana. La clave para todo esto ha sido, en opinión de la rectora, contar con un equipo humano de alto rendimiento, “comprometido con la institución y en la búsqueda constante de soluciones”.
Rosa Aguilar abrió la sesión afirmando que siempre se ha sentido muy orgullosa de ser funcionaria, y que tras una crisis como la que estamos padeciendo y comprobar la respuesta de servicios públicos como el de la educación superior, más todavía. “Hemos mostrado una inteligencia colectiva que nos ha permitido transformarnos como organización, siendo más versátiles y más sostenibles”.
Aguilar agregó que somos un servicio público que quiere volver a la presencialidad cuanto antes, “pero hasta tanto hemos resuelto la situación de una manera extremadamente sorprendente”, 
precisó. El campus virtual, las videollamadas, los correos electrónicos o los archivos en la nube experimentaron un crecimiento inusitado en el nuevo modelo de gestión derivado de la crisis del COVID-19. La rectora aprovechó para dar las gracias a todo el personal de administración y servicios, al profesorado y al alumnado por su buena disposición a la hora de enfrentar este reto.
Al margen de la calidad de los datos en la toma de las decisiones, la adecuación de los procesos o el refuerzo de las herramientas telemáticas (incremento de servidores, préstamos de equipos a alumnado y personal de administración y servicios) o la existencia de personas inspiradoras con las que cuenta la Universidad de La Laguna, “fue un equipo de alto rendimiento, con talante y pensamiento crítico, con mentalidad creativa para plantear soluciones y alinearse con la dirección de la universidad la clave del éxito”, apuntó la rectora, para quien resulta vital delegar competencias en las personas más entusiastas para gestionar el cambio.
Carlos Alberto González Delgado, director de estrategia de Cajasiete, estuvo presente en el seminario, moderado por el director de la cátedra universitaria, y señaló, en la misma dirección que la rectora, que son las personas las que hacen grandes las instituciones y “esta crisis, lejos de hacer pensar que las instituciones presenciales van a desaparecer, nos ha hecho mejorar”.
Jorge Riera, vicerrector de Agenda Digital y Modernización, señaló que su equipo ya estaba trabajando en la creación de modelos para maximizar el uso de las aulas, para estudiar cómo se pueden combinar y utilizar los espacios disponibles manteniendo la preceptiva distancia social cuando surgió esta crisis, que ha evidenciado que este proyecto es ahora de suma importancia. La política de virtualización de escritorios que estaba ya poniéndose en marcha se ha convertido también en algo imprescindible, así como la robotización de procesos y la emisión automática de certificaciones para el profesorado. “La clave de todo ello es la transversalidad de los proyectos y las alianzas con otras instituciones”, agregó el vicerrector.
29.000 pruebas online en una semana
José Carlos González, responsable de Estrategia y Planificación, explicó qué medidas concretas tomó la universidad tras la declaración del estado de alarma. Lo primero fue crear una página web (ya venía funcionando desde días antes) y un correo electrónico específico, que a día de hoy ha recibido más de tres mil consultas, lo que ha creado mucha seguridad en los usuarios, relató. Se crearon canales de chat para los jefes de servicio y de sección, otro con los administrativos de departamento y uno tercero para decanatos. “Esto nos permitió tener acceso a todo el mundo y conocer de primera mano directamente lo que estaba pasando”, agregó.
Se decidió crear un escritorio remoto a la oficina desde casa, “de tal modo que ya desde el lunes estaban todos los funcionarios y funcionarias trabajando desde casa. El objetivo era resolver el problema de inmediato, que todo el mundo pudiera trabajar cómodamente”. El fin de semana, siguiente, en pleno confinamiento, la universidad ya estaba trabajando en más de 4.000 documentos online y de hecho ya se han gestionado y finalizado más de 1.200 expedientes económicos en la Universidad de La Laguna.
En la parte de docencia, el profesorado se ha volcado en el nuevo modelo, resolviendo dudas entre ellos, haciendo pruebas conceptuales, compartiendo experiencias. En tres días se pasó de uno a catorce campus virtuales, se hizo una prueba con 2.000 estudiantes virtuales para comprobar con ejercicios de estrés la capacidad de los servidores de la universidad, de tal modo que se dobló el número de servidores, separando servicios indispensables que ya tenían un funcionamiento autónomo de los nuevos dedicados a la docencia y evaluación en línea.
Se comprobó que los sistemas aguantaban hasta 8.000 estudiantes examinándose al mismo tiempo, con un desvío a la nube de mil estudiantes más por si hiciera falta. “En todo proceso hay que predecir la demanda que se va a tener, de tal modo que se estudió en qué asignaturas estaban matriculados nuestros estudiantes y vimos dónde estaban los picos de actividad más gruesos que podíamos predecir. También sabíamos cuántos exámenes se iban a producir diariamente, a qué horas y en qué campus virtual”. A día de hoy, se han celebrado más de 2.500 exámenes o pruebas telemáticas, con 29.000 entregas por parte de los estudiantes, que incluyen tanto trabajos como exámenes que han finalizado.
“Seguimos trabajando en todos los escenarios ante un nuevo curso que arroja muchas dudas, pero teniendo claro que nuestra principal baza es la presencialidad”, concluyó González el seminario al que se inscribieron un centenar de personas.
