Se llaman Robi, Cobri, Homi y Contri. Son los cuatro robots que por ahora ha diseñado la Universidad de Laguna para transformar profunda y radicalmente la administración universitaria, hacerla más eficiente y ayudar a que sus profesionales se dediquen a lo verdaderamente importante, y no a la gestión de tareas repetitivas de escaso valor. La revolución ha empezado en la gestión económica, donde se han logrado hasta el momento avances muy destacados. Esto no ha hecho sino empezar.
No se trata en realidad de robots, sino de personas. Porque si detrás no hay un equipo humano muy motivado y con ganas de innovar no hay nada que hacer. Pero lo tenemos. Son José Carlos González, vicegerente de Planificación Estratégica; Monserrat Sanguino, jefa del Servicio de Gestión Económica y Financiera; y Corina Martín, interventora. Y, por supuesto, sus equipos de trabajo. Todos y todas se han sumado entusiastas al cambio tecnológico y a la nueva forma de hacer universidad.
¿Cómo? Usando un software que emula las acciones que realiza el ser humano cuando interactúa con una aplicación. Tiene la ventaja de que opera según la interfaz del usuario, procesa datos en formato estructurado y produce gran rendimiento, al trabajar todos los días de la semana con cero errores. Así, los robots son capaces de mover archivos y carpetas, copiar y pegar datos, rellenar formularios y obtener información de bases de datos diferentes. También rastrean buscadores, abren y envían correos y pueden encadenar procesos cada vez más complejos y más largos.
El avance es de una magnitud enorme. Todo empezó con la abrupta llegada del confinamiento en marzo de 2020, cuando en un fin de semana la organización lo dispuso todo para trabajar en remoto, con cientos de escritorios virtuales conectados. A partir de ese momento los documentos contables se subían a la nube para poder seguir trabajando, pero desde octubre comenzó el proceso de robotización y la llegada de Robi no se hizo esperar.
Veamos un caso práctico para entender de dónde partíamos. Una investigadora, por poner un ejemplo, recibe una factura y la deposita en la secretaría de su departamento. De ahí puede pasar hasta por cinco servicios diferentes antes de su abono. En el mejor de los casos, tres o cuatro meses para cobrar, ya sea una cantidad escasa o un importe de cuantioso dinero. El problema no es solo el tiempo, que también, sino el volumen de trabajo que genera cada uno de estos casos, de tal forma que dan lugar a una media de 23.000 expedientes al año, que hay que tramitar uno a uno.
La Gerencia ha decidido ponerle coto a esta situación, a todas luces insostenible, y está implementando la técnica RPA (Robotic Process Automatitation), bajo la solución UiPath, líder internacional en el sector. Las técnicas de RPA en la administración pública no están ni mucho menos extendidas, digamos que empiezan a florecer ahora. Y, de hecho, podemos decir que la Universidad de La Laguna se encuentra en el grupo de cabeza de su uso en el aparato administrativo.
La consultora Gartner afirmaba hace algún tiempo que en 2020 tendríamos más conversaciones con robots que con nuestras parejas. Sin entrar a valorar si esto ha sido así o no, lo cual nos llevaría su tiempo, la misma firma sitúa a la solución UiPath adoptada por la institución como uno de los líderes del sector más innovadores. Nartex es la empresa local que funciona como socia de la primera y con la que la Universidad de la Laguna ha suscrito un contrato de soporte. La iniciativa del centro académico ha despertado tanto interés que recientemente se ha celebrado un foro profesional organizado por Nartex, con más de cincuenta empresas públicas y privadas invitadas, en el que esta universidad se ha presentado como caso de éxito.
Montserrat Sanguino, jefa del Servicio de Gestión Económica y Financiera
Monserrat Sanguino asegura que con este proceso de robotización han tenido que modificar la manera de planificar las tareas. “No es lo mismo trabajar con expedientes en papel y en base a los cuales se toman decisiones sobre la marcha que hacerlo de forma mucho más organizada, pensando qué queremos hacer con los datos que tenemos para que luego el robot trabaje. Hay que seleccionar muy bien los procedimientos que queremos automatizar, porque todo no merece la pena”, señala.
La jefa de Gestión Económica y Contabilidad también apunta que el servicio ha acogido de muy buen grado el cambio tecnológico. “Hay procesos en los que la carga de datos supone una semana de trabajo para luego operar con ellos, es un trabajo muy tedioso y que además requiere una gran concentración para no equivocarnos y resulta que el robot lo hace en tan solo un par de horas y sin ningún tipo de fallos”.
Corina Martín explica que tanto ella como el servicio anterior trabajan con documentos de muchos dígitos en muchas celdas, con lo cual resulta muy
Corina Martín, interventora
sencillo errar, una cuestión en la que Robi acierta de pleno. La interventora comenta además que firmaba, cuando acababa el horario laboral, unos 300 o 400 documentos diarios a mano, para lo que empleaba unas dos horas en cada jornada. A ello se añade la cantidad ingente de documentación en papel que genera cada expediente, lo que más de una vez produjo algún extravío, y la dificultad de la propia universidad para informar al usuario, por ejemplo, del estado de tramitación de su factura. Con la llegada hace años de la administración electrónica, gran parte de este trabajo se digitalizó y ahora con el proceso de robotización del gestor de expedientes ha terminado de concluir la presencia de expedientes en papel. “Todos los expedientes están ahora perfectamente localizados, se sabe quiénes han intervenido en él y se puede ofrecer información precisa de la situación administrativa de cada uno. Además nos permite generar estadísticas e información global del servicio que nos ayuda muchísimo a la hora de elaborar informes y de conocer la evolución de nuestra propia actividad”.
Las dos añaden que el cambio tecnológico ha venido en un momento muy propicio: cuando el volumen de trabajo era tal que resultaba inabarcable. La aparición de Robi ha traído más cosas buenas: “Los dos servicios estamos ahora más cohesionados”, apunta Corina Martín, en el sentido de que ha fomentado un trabajo más transversal, se comparte mejor la información y los objetivos son comunes. “Estábamos agotados de dedicar un montón de energía a procesos necesarios pero totalmente ineficientes, que no nos aportaban nada”, añade Monserrat Sanguino. “Tenemos sensación de alivio”.
Cómo es Robi
Como se ha señalado, la Universidad de La Laguna ya tiene cuatro robots funcionando. Hoy hablaremos de Robi, protagonista de este reportaje, pero también están Homi para gestión de recursos humanos, Cobri para centros de gasto y Contri para gestión de contratos y licitaciones. Robi se mueve entre Gestión Económica, Intervención y Caja, que es donde se encuentran los 23.000 expedientes. Cuando se carga una factura y se añade toda la información complementaria entra Robi en acción. El robot repasa desde diciembre toda la base de datos y detecta, por ejemplo, que ya hay una decena de facturas completadas. Se conecta entonces a la sede electrónica de la institución y crea físicamente los expedientes de cada factura, añadiendo todos los datos necesarios (crea la línea contable, realiza el justificante de gasto, añade el origen del centro de gasto, etc.) y también es capaz de llevar a cabo tareas de optimización, agrupando varias facturas de un mismo proveedor en un solo expediente, lo que ha reducido hasta en un 20% el número de facturas que han de tramitarse. (Ver vídeo).
Los expedientes son completados por Gestión Económica, donde se genera el expediente contable, y por Intervención, donde se llevan a cabo las tareas de fiscalización. Y hasta aquí. Los propios robots de la sede electrónica solicitan las firmas pertinentes. Robi vuelve a actuar en este punto, detectando todo lo validado el día anterior y le prepara a Caja la relación de expedientes que hay que abonar mediante una información que le llega por correo electrónico a los profesionales de este negociado, de tal forma que no tienen que entrar en la sede a buscar expediente a expediente.
Parte del personal del Servicio de Intervención
Robi trabaja en estos momentos tres horas diarias, a ritmo de robot, lo que a ratio de persona se multiplica por dos o tres veces. La introducción de este robot ha permitido que el personal de Intervención se dedique con más profundidad a tareas de apoyo en fiscalización de expedientes, dando por tanto mayor eficiencia a su trabajo. Pero aquí no acaba la cosa. A su vez se ha implantado un sistema de comunicación con todos los profesionales implicados, de tal forma que Robi les envía un correo todas las mañanas con las tareas que deben llevar a cabo. ¿Cómo lo hace? El robot se conecta al programa económico, también a la sede electrónica, encuentra las facturas pendientes y con toda esa información compone un correo electrónico para un total de alrededor de doce personas en Gestión Económica y seis en Intervención.
Robi es capaz, al entrar en la sede electrónica, de etiquetar los expedientes de tal forma que los funcionarios pueden filtrar para saber si se trata de una ayuda asistencial, de una beca o de un proyecto de investigación. El robot también hace balance diario del estado de tramitación: en la sede electrónica de la Universidad de La Laguna hay, un día cualquiera, 3.680 expedientes cargados, finalizados 1008, abiertos 2.562, de los que 965 están en Contabilidad y 1.383 en Intervención, mientras que de 4 expedientes falta información para completarlos y 250 están pendientes de la firma de la interventora.
Como el robot tiene acceso a distintas fuentes de información, también entra en el programa económico y nos dice cuántas facturas quedan pendientes y por cuánto importe. Se trata de información diaria plenamente actualizada, que permite a los gestores conocer el estado exacto de la gestión económica, incluso de facturas de años anteriores no abonadas.
Robi puede cambiar la política de priorización en tiempo real, dado que el robot se ejecuta todos los días y podemos indicarle que modifique las prioridades marcadas la semana anterior para señalarle otras nuevas. Así, el robot es capaz de diferenciar la financiación ordinaria de la afectada y distingue igualmente cuáles son los proyectos de investigación que están a punto de finalizar y cuya justificación se torna urgente, priorizando esta tarea frente a otras, por ejemplo. De hecho, se ha habilitado un procedimiento de pago de facturas urgentes que se ejecuta completamente en 72 horas, sin levantar un teléfono ni importunar a nadie.
También constituye una poderosa herramienta de control, porque incluye qué funcionarios han trabajado en el expediente y quiénes los han validado. Al final, supone una trazabilidad total sobre todos los expedientes de pago, una tarea imposible de llevar a cabo por cualquier ojo humano, porque resulta inviable esa consulta permanente y metódica sobre el estado de todos los documentos contables abiertos por la universidad. La tranquilidad de la robótica.
¿Robi se equivoca? Sí, se ha equivocado alguna vez. Al principio etiquetaba mal o intentaba validar documentos que ya habían sido validados. En estos caso se reprograma el robot para que aprenda de los errores y no vuelva a caer en ellos. Usa una metodología scrum, conocida como desarrollo ágil, de tal forma que se van implementando los cambios a medida que se va comprobando que son los apropiados. Los funcionarios están ya tan habituados a contar con Robi que se solicitan cambios de prioridades de un día para otro, y no pasa nada porque el robot todas las noches lo recalcula todo, mira el estado de todos los expedientes y lo prepara para que las tareas pendientes estén listas y enviadas antes de las ocho de la mañana a cada unidad.
En paralelo, se han definido cuadros de mando para obtener una visión completa y dinámica sobre el estado de tramitación de los expedientes, de tal modo que Robi extrae los datos y también
Parte del personal del Servicio Gestión Económica y Financiera
actualiza así los datos de los indicadores. La actualización de los cuadros de mando también se envían por correo electrónico, lo que permite a los jefes de servicio conocer cómo están trabajando, qué cola de tarea tienen.
Robi proporciona otra utilidad, además del trabajo diario ya explicado. Es el caso, por ejemplo, de cuando hay que realizar muchos pagos, pongamos que 500, y todos son iguales. En estos casos, un funcionario realiza el primer pago, y para ello sube la documentación, la valida, crea el primer documento contable, abre el expediente en la sede electrónica, solicita las correspondientes firmas y lo deja listo para que Intervención lo fiscalice. Lo que se hace en estas ocasiones es programar el robot para que repita las mismas tareas y, de esta forma, en cuestión de una semana todo ese proceso ya está perfectamente ultimado, lo que de otra manera hubiera llevado casi un mes de trabajo.
Este ha sido el caso de los abonos correspondientes a los miembros del tribunal de la EBAU, experiencia que también fue aprovechada para el pago de determinadas ayudas asistenciales. Otro proceso de carga masiva ha tenido lugar recientemente con el cierre del ejercicio económico de 2020, con un millar de facturas que estaban sin abonar y que por determinadas circunstancias debían imputarse a 2021. El robot se puso manos a la obra y en cuestión de pocos días ya tenía el trabajo perfectamente acabado, lo que de otra manera hubiera tardado al menos tres semanas.
La universidad seguirá robotizando buena parte de sus principales procedimientos, sin lugar a dudas. En camino están los servicios de Recursos Humanos y de Contratación y Patrimonio, donde se espera obtener resultados a medio plazo y, en el primer caso, utilizar incluso técnicas de inteligencia artificial para, por ejemplo, revisar la ingente documentación que entregan los opositores que concurren a una convocatoria. La idea es automatizar y agilizar las convocatorias de plazas tanto de profesorado como de personal de administración y servicios, por un lado, y crear un sistema de monitorización, ayuda a la licitación y seguimiento de contratos públicos, por otro.
José Carlos González, vicegerente de Planificación Estratégica
Detrás de Robi
¿Pero quién está detrás de Robi, quién le enseña a hacer lo que hace? José Carlos González, ingeniero informático y vicegerente de Planificación Estratégica. Él es el ideólogo de toda esta revolución interna, a la que se han sumado los servicios implicados.
La idea es que este trabajo descanse a medio plazo en el Gabinete de Análisis y Planificación (GAP), servicio que ya trabaja con procesos de robotización en bases de datos y, por tanto, cuenta con experiencia previa para acometer esta tarea. La idea del vicegerente es que los procesos robotizados al completo se deriven definitivamente al GAP, en este caso con apoyo del Servicio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (STIC), y se mantengan en la Gerencia aquellos de mayor urgencia o que se modifican a diario.
En el escenario final se presupone que el robot será plenamente autónomo, conocerá todas sus tareas y las ejecutará diariamente. Pero queda mucho camino por recorrer. José Carlos González asegura que ahora mismo estamos al 30% de las posibilidades que ofrece la robotización. De hecho, cada vez que se robotiza un proceso surgen tres necesidades nuevas, o tres oportunidades. “No se trata de sustituir a nadie, sino de ser más eficientes con lo que hacemos y, sobre todo, con nuestro tiempo, emplearlo en lo que genera valor”, comenta el vicegerente. Así, el proceso de robotización puede ayudar a casi el 70-80% de las tareas habituales de los funcionarios, que trabajan con procesos repetitivos que siguen una lógica determinada, con un número de condicionantes que son siempre los mismos. Se trata de un guión que un robot puede leer sin mucha dificultad. Tampoco se puede automatizar todo desde el principio. “Es mejor nutrir a cada responsable de herramientas avanzadas que le permitan gestionar de forma más eficiente”, propone.
Lo positivo de este tipo de tecnología es que es muy palpable: puede verse en todo momento qué hace el robot, cómo trabaja, cómo entra en distintas fuentes de información y ejecuta acciones. ¿Cómo se preparan los profesionales para este cambio? Si nos ponemos del lado del robot resulta una pregunta del todo absurda. “Nadie interactúa con Robi. El personal sigue trabajando en la sede electrónica, no ha tenido que manejar ninguna aplicación nueva y continúa realizando sus tareas. Se trata de una tecnología por tanto muy poco intrusiva”, explica José Carlos González.
La única novedad es la recepción de un correo electrónico -que el profesional recibe libremente- en el que informa del orden de las tareas, de los pasos que ha dado y de lo que queda por hacer. Con todo, el vicegerente de Planificación Estratégica se ha empleado a fondo, mesa a mesa, formando a todo el personal en este cambio sustancial, explicando por anticipado todos los pasos que se iban a dar. Cierto es que no ha habido una formación reglada, pero sí un acompañamiento de primerísima mano con todos los profesionales. El éxito del robot es tal que ya nadie imagina trabajar sin él, es más, a cada rato proponen nuevas ideas y nuevos elementos para robotizar y mejorar la gestión. Robi, definitivamente, ha venido para quedarse.
Gabinete de comunicación
