La Universidad de La Laguna lleva trabajando desde finales del pasado año en la robotización de muchos de sus procedimientos, sobre todo de tipo económico y de fiscalización del gasto, en la idea de aminorar las tareas repetitivas, agilizar los procesos de la administración universitaria y dedicarse a funciones de mayor valor añadido. Los resultados obtenidos hasta el momento están siendo tan positivos que hoy 25 de febrero se ha celebrado un foro profesional de presentación de la herramienta utilizada, y la Universidad de La Laguna ha sido invitada a participar como caso de éxito. Ante una cincuentena de asistentes de instituciones públicas y privadas, en el seminario online organizado por Nartex -empresa de desarrollo y mantenimiento del software a la que la institución académica compró la licencia de uso de sus robots-, la rectora del centro académico, Rosa Aguilar, afirmó sentirse “muy orgullosa” de ser administración pública, “empleados y empleadas que trabajan para el avance de la sociedad”.
Aguilar añadió que el éxito de los procesos de robotización debe ir acompañado de un estilo de gobernanza horizontal, dejando que fluya la creatividad y contando con la opinión de todos los profesionales implicados, que son quienes mejor conocen su quehacer diario. La misma idea fue reforzada por José Carlos González, vicegerente de Planificación Estratégica, y líder de este proyecto de automatización que permitirá gestionar de manera más eficiente los 23.000 expedientes de pago que maneja la Universidad de la Laguna anualmente.
El primer resultado de este proyecto ha sido la implantación de ‘Robi’, que es como coloquialmente se le llama al robot que está ayudando a tramitar las tareas repetitivas que gestiona el Servicio de Gestión Económica y Financiera, dirigido por Monserrat Sanguino. Robi es capaz de emular las acciones que realiza una persona cuando interactúa con una aplicación, tiene la ventaja de que opera según la interfaz del usuario, procesa datos en formato estructurado y produce gran rendimiento, al trabajar todos los días de la semana con cero errores.
El robot consulta y extrae datos de distintas fuentes de información, los procesa (filtra la información y se queda solo con las acciones necesarias para trabajar), comunica (envía correos electrónicos diarios personalizados a los funcionarios con las tareas pendientes, los expedientes que el propio robot ha tramitado, detecta facturas ‘zombies’ o que no han sido imputadas a ninguna línea, calcula los expedientes que cada trabajador debe tramitar al día y se los ordena por prioridades). Además, elabora informes diarios de actividad para los principales gestores y realiza analíticas donde pude verse la evolución de cada servicio. No solo se dedica a la ejecución de tareas rutinarias, sino que puede abordar proyectos concretos, cuando se produce una sobrecarga ante una tarea inesperada.
De hecho, los robots de este tipo son capaces de mover archivos y carpetas, copiar y pegar dados, rellenar formularios, rastrear buscadores, o abrir y enviar correos, como se ha dicho. Pueden encadenar procesos cada vez más complejos y cada vez más largos, en función de la demanda del cliente. En el seminario quedó claro que este proceso de robotización se aplica a secuencias que se pueden automatizar, tareas repetitivas que no estén soportadas en papel, fuertemente manuales, basadas en reglas, con un bajo índice de excepciones y con entradas de tipo estándar. Por eso es perfectamente aplicable a áreas profesionales como la financiera, la logística, la gestión de recursos humanos, la comercial y la propia administración pública.
En el caso de la Universidad de La Laguna, un total de 24 funcionarios trabajan con Robi en el mes de enero, quienes han pasado a ser 96 en febrero y que se ampliarán a 230 en marzo, con la entrada de los investigadores principales de los proyectos de investigación, que también generan expedientes de gasto. “La aplicación de esta tecnología nos está permitiendo ser mucho más ágiles y eficientes para prestar un mejor servicio”, ha asegurado en el seminario Juan Manuel Plasencia, gerente de la institución académica. También ha servido para contar con información plenamente fiable en la toma de decisiones, continuó, “porque urgía contar con una administración de mayor eficiencia con nuestros escasos recursos públicos”.
Plasencia destacó que una tarea repetitiva no produce valor añadido, causa tedio en los profesionales, “que también necesitan incrementar su satisfacción personal y sentirse mucho más útiles en nuevos cometidos de mayor proyección. Además, estamos ahorrando muchas horas de trabajo. Es un cambio de mentalidad al que todo el mundo se ha sumado encantado”.
