La Gerencia de la Universidad de La Laguna ha puesto en marcha una intranet, disponible para todos los profesionales que prestan sus servicios en la institución y concebida como un punto de información único. Se trata de un lugar seguro y fiable para dar respuesta a las necesidades de información del personal de esta casa de estudios, tal y como adelantó la gerenta, Teresa Covisa, en su presentación. Este espacio responde a una estructura temática, no orgánica, y se divide en grandes apartados como convenios, estadísticas, contratación, herramientas de trabajo o seguridad y protección de datos, entre otros. También contempla un tablón de novedades y una agenda de eventos, además de un formulario para remitir incidencias.
Así, por ejemplo, en el apartado referido a la información económica y financiera se desglosan contenidos como el calendario económico, instrucciones, registro de facturas, pagos anticipados o presupuestos participativos, entre otros; mientras que en recursos humanos figuran aspectos como acogimiento del personal de nuevo ingreso, teletrabajo, intercambio de vacaciones, horas extraordinarias, solicitud de compatibilidad, nóminas o ayudas.
En este espacio web, para cuyo acceso se requiere doble autenticación, también se incorpora un repositorio con contenidos audiovisuales de carácter formativo, de forma que puedan ser consultados cuando se desee. Se ha publicado una primera versión de la intranet, que irá actualizándose, con contenidos además dinámicos promovidos por los grupos de trabajo que se vayan creando entre el personal en torno a determinados proyectos, para aportar así nuevas propuestas y actualizaciones.
En ese contexto, el vicegerente de Planificación Estratégica, Daniel González, aseguró en la sesión de presentación que a los proyectos podrán sumarse las personas que lo deseen. La idea que subyace es consolidar grupos de trabajo de carácter interdisciplinar, de tal forma que cuando se tenga cerrado un documento a modo de entregable, se publique en la intranet para su consulta y ayuda al resto del colectivo.
Por otro lado, la institución académica ya cuenta con varios portales de servicios para su personal, pero dedicados a la consulta individual de nóminas, expedientes académicos y otros servicios corporativos, dependiendo del perfil de acceso.
Plan de modernización
La creación de este espacio virtual se enmarca dentro del plan de modernización de la administración de la Universidad de La Laguna, con el que se pretende mejorar la calidad de los servicios que se prestan, reducir los tiempos de espera de los usuarios, aminorar las cargas administrativas, llevar a cabo una actividad más transparente y fomentar la participación y la cooperación dentro de la institución, explicó Covisa.
Para ello se han establecido unas líneas de actuación que abundan en el incremento de la calidad de los servicios públicos, la simplificación de los procesos, con mayor estrategia en la captación y gestión de los recursos humanos y, en definitiva, el logro de una universidad más abierta y digital. El plan, que se extenderá hasta 2029 y tendrá un desarrollo anual, está centrado en la actividad administrativa de la institución, vinculado a indicadores para medir su cumplimiento y su carácter participativo.
Este trabajo ha tenido un desarrollo previo mediante un periodo de entrevistas con las personas clave en los procesos de la universidad, pero también tiene una parte voluntaria, que se abrirá ahora, con la idea de incorporar nuevas opiniones y propuestas acerca de otras líneas de actuación. Será finalmente devuelto a la comunidad universitaria para su consulta definitiva y su posterior presentación.
Con todo, ya se han dado pasos previos como la mejora de la gestión económica a través de la aceleración del pago de facturas –simplificando diversos procesos- y a su vez se ha abierto una línea de trabajo que abunda en la mejora de la gestión de las subvenciones y de la racionalización de la contratación administrativa.
Uno de los ejes que contemplará este plan es la mejora de la comunicación y la colaboración. Para ello se ha llevado a cabo un proceso de consulta, que ha arrojado una valoración aceptable por parte de los usuarios acerca de los canales de comunicación interna de la universidad. Si bien el profesorado consideraba que los flujos informativos deben ser diarios, el personal técnico y de gestión estima que han de concentrarse en dos o tres días a la semana.
En cuanto a los canales de preferencia, el correo electrónico sigue siendo el medio favorito, antes que la web y las redes sociales. Tanto un colectivo como otro proponen la implementación de una intranet, mayor transparencia y el fomento de la comunicación bidireccional. De hecho, ya está activo el grupo de trabajo para mejorar estos procesos, indicó la gerenta.
