Preguntas frecuentes

Es cierto que en la sociedad actual está considerado un problema obtener una mala calificación, cuando es algo que es normal que todo el mundo obtenga en alguna materia una maña calificación en algún momento de su trayectoria académica. Tradicionalmente se exhibían los mejores resultados como una forma de primar la excelencia. Sea por ese motivo, o por otro, lo cierto es que nuestras normas permiten la publicación de las calificaciones de los alumnos. Así lo dice el ordinal 3 de la Disposición adicional vigésima primera (titulada «Protección de datos de carácter personal») de la Ley Orgánica 4/2007, de 12 de abril, de modificación de la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades; que expresamente dispone que «No será preciso el consentimiento de los estudiantes para la publicación de los resultados de las pruebas relacionadas con la evaluación de sus conocimientos y competencias ni de los actos que resulten necesarios para la adecuada realización y seguimiento de dicha evaluación».

No obstante es verdad que como buena práctica el ámbito de conocimiento de dichas calificaciones debe limitarse a los interesados en la corrección del procedimiento de evaluación, aquellos que pueden valorar si hay una correcta actuación, por lo que mi recomendación al profesorado es que lo publiquen en el campus virtual.

El DNI recibe un tratamiento especial en la Disposición Adicional 7ª de la LOPDGDD. La Agencia Española de Protección de Datos ha efectuado unas recomendaciones sobre su aplicación. Teniendo en cuenta todo ello, resulta:

1. 1. No se puede y queda prohibido publicar el DNI junto al nombre y apellidos;
   2. Si no es imprescindible publicar el DNI (ni lo exige la norma ni hay duda de a quién se refiere el listado, no hay duplicados) publique exclusivamente nombre y apellidos. Para evitar duplicados es preferible utilizar un código interno, como el alu, pero no el número de personal ni ningún otro que incorpore el DNI en la numeración (al usar el código alu nos limitaremos a sus cuatro últimos dígitos no poniéndolo entero para no facilitar la dirección de correo electrónico, en LibreCalc, y suponiendo que el código alu completo ‘alu0123456789@ull.edu.es’ o ‘alu0123456789’ está en la posición A1, en B1 escribiría:
      

      =EXTRAEB(A1;10;4)

   3. Siendo necesario publicar el DNI junto al nombre y apellidos (la normativa del concreto procedimiento así lo exige), refiera sólo cuatro dígitos aleatorios. Para la obtención de dichos dígitos se puede introducir el DNI y/o listado de DNIs en una hoja de cálculo aplicar la siguiente fórmula (probada en LibreCalc, de LibreOffice):  suponiendo que el DNI esté en la posición A1, en B1 escribiría:
      

      =EXTRAEB(A1;ALEATORIO.ENTRE(1;5);4)

      No olvide que debe guardar los datos y realizar búsquedas en ellos para no generar distintos códigos para la misma persona, que faciliten recomponer su DNI. La solución de la AEPD es temporal, por lo que en revisión de que el legislador no modifique ni aclare la regla de la D.A. 7ª, se recomienda renovar aquellos datos almacenados que tuvieran cuatro años de antigüedad.

   4. Como por este último motivo es preferible centralizar el truncamiento, para generar unos mismos códigos en toda la ULL, se recomienda que el paso anterior solicitarlo al STIC, de forma que se sigue la recomendación de la AEPD en cuanto a adecuar la aleatoriedad por instituciones, y al tiempo que se cumple la norma y su objetivo de dificultar la generación de perfiles de usuarios, se minimiza la posibilidad de averiguación del DNI. Para cualquier duda acuda al STIC.

Todas las publicaciones que formen parte de un expediente administrativo (y las calificaciones de los alumnos lo son, forman parte de un expediente que culmina con la obtención, en su caso, de un título, de grado, máster, doctor,…) han de ser realizadas en forma electrónica. Por otro lado, todas la notificaciones al alumnado se han de realizar en forma electrónica, y las notas en particular se publican para garantizar, entre otras cosas, la transparencia y calidad de la actividad docente. La plataforma (enlace) permite la publicación de las calificaciones finales, mientras que para las de las pruebas parciales es necesario utilizar un medio de publicación que llegue a todos los alumnos. En tanto no se habilite un tablón de anuncios a dichos efectos  o se adecúe el portal para publicaciones de calificaciones intermedias (no limitadas a actas finales), es recomendable realizar la publicación en el Campus Virtual, generando un pdf con el listado que, para cumplir con los requisitos de un documento administrativo, debe antes de ser publicado ser firmado utilizando el portafirmas institucional (sólo accesible desde la red ULL, o conectándose a ella por VPN). Cuando como en este supuesto se cuelgue un único documento de los distintos tipos que nos ofrece el portafirmas institucional, deberá generar y descargar el que se llama «copia PAdES».

Para más información sobre publicación de calificaciones puede consultar este informe.

– Situación general:

La información que se pone a su disposición contiene datos de carácter personal. Sólo debe usar dicha información para los fines descritos en el Registro de Actividades de Tratamiento, y sólo en tanto le competa la realización del tratamiento en función de su vinculación con la ULL. Debe usar los datos procurando que no sean accesibles por personas no autorizadas (p.ej. cuidado con los datos en pendrives, móviles u ordenadores personales no institucionales) y tiene prohibido realizar cesiones de datos a terceros, salvo que dichas cesiones estén previstas en el propio tratamiento (esto incluye alojamientos de datos como DropBox, transmisiones como WhatsApp, y por supuesto redes sociales).

– Soy profesor y necesito el número de teléfono de mis alumnos ¿puede la Universidad entregármelo?

Sí, como profesor puede usar el número de teléfono para llamar al alumno para cualquier gestión docente, usando los teléfonos de la Universidad. En ningún caso puede usar el número de teléfono para contactar en redes sociales que usan éste código como identificador del usuario, salvo que conozca la política de protección de datos de dicha red y pueda tener una confianza razonable en que no se realizarán perfiles de usuarios con la información recopilada. En caso contrario estaría cediendo datos a dicha red, siendo una cesión no prevista, y además para fines distintos de aquellos para que los tiene la ULL, incluyendo además la generación de perfiles de usuario con fines de mercadotécnia y gestión de tendencias.

– Pero en mi proyecto necesito usar mensajería instantánea, y que los alumnos tengan posibilidad de usarla entre ellos.

Si necesita usar algún sistema de mensajería instantánea con sus alumnos, busque un proveedor de servicios jabber de confianza, o utilice el servicio que ofrece la OSL de la ULL.

Se recomienda ver también el apartado de preguntas frecuentes del portal web de la Agencia española de Protección de Datos.