IDentidad Digital en la ULL

miércoles 08 de junio de 2022 - 11:10 GMT+0000

La Identidad Digital abarca todos los procesos, mecanismos y tecnologías que sirven a una persona para identificarse por medios digitales. La universidad proporciona diversos mecanismos de identificación digital a los miembros de su comunidad, siendo estos mecanismos válidos según el contexto, las características de los servicios y el nivel de seguridad (fiabilidad) establecido para este acceso. En este artículo abordaremos estos mecanismos describiendo su uso y principales funcionalidades.

• Identidad ULL o Credencial Institucional: Las credenciales digitales de la universidad se proporcionan a todos sus usuarios en el momento en el que se establece una relación o vínculo entre una persona y la institución. Consta de un nombre de usuario o nombre de cuenta y una contraseña que se solicita en el acceso a múltiples servicios universitarios. El perfil de esta cuenta de usuario se gestiona a través de la página web: https://usuarios.ull.es, desde la cuál se puede cambiar la contraseña y acceder a datos y configuraciones asociadas a dicho perfil. Si se desconoce la contraseña para utilizar esta identidad digital puede restablecerse desde la siguiente página web: https://usuarios.ull.es/reenvio/.
  
  Esta identidad digital se puede utilizar para el acceso a la mayoría de servicios universitarios, excepto en aquellos en los que por motivos de seguridad se requiera autenticación basada en múltiples factores, en cuyo caso se deberá utilizar una identidad digital que lo implemente por defecto como el Usuario Microsoft M365 A3 Educación que se describe más adelante.
  

• Usuario Google Workspace: La mayoría de cuentas universitarias tienen asignado un usuario que les permite utilizar los servicios de trabajo colaborativo de Google Workspace para Educación. Para acceder a estos servicios se requiere utilizar como credencial la dirección de correo electrónico (por ejemplo usuario@ull.edu.es) y una contraseña específica para estos servicios. El perfil de esta cuenta de usuario se gestiona a través de la página web: https://myaccount.google.com, desde la cuál se puede cambiar la contraseña (opción del menú «Seguridad«) y acceder a datos y configuraciones asociadas a dicho perfil. Desde el punto de vista de la seguridad es muy recomendable habilitar el acceso multifactor para proteger nuestros datos y nuestra identidad de Google. Si desconoce o ha olvidado la contraseña de acceso al usuario de Google Workspace se puede restablecer utilizando su credencial institucional (Identidad ULL) desde la página de gestión de su perfil ULL: https://usuarios.ull.es, opción de menú «Cambio de contraseña Google«.
  Esta identidad digital se puede utilizar para el acceso a la mayoría de servicios universitarios, excepto en aquellos en los que por motivos de seguridad se requiera autenticación basada en múltiples factores, en cuyo caso se deberá utilizar una identidad digital que lo implemente por defecto (obligatoriamente) como el Usuario Microsoft M365 A3 Educación que se describe más adelante.
  
  Esta identidad digital se utiliza principalmente para el acceso a los servicios de trabajo colaborativo de Google Workspace para Educación como GMail, Meet, Chat, Calendar, Drive, Classroom, etc. También se puede utilizar esta identidad como mecanismo de acceso alternativo a la Identidad ULL en la mayoría de servicios universitarios.

• Usuario Microsoft M365 A3 Educación: Las licencias Campus Microsoft facilitan a la comunidad universitaria el uso de las aplicaciones ofimáticas y la plataforma de productividad en la nube de Microsoft. Estas cuentas sólo están disponibles para usuarios nominales (Alumnado, PDI y PAS). Para acceder a estos servicios se requiere utilizar como credencial la dirección de correo electrónico (por ejemplo usuario@ull.edu.es) y una contraseña específica para estos servicios. El perfil de esta cuenta de usuario se gestiona a través de la página web: https://myaccount.microsoft.com, desde la cuál se puede cambiar la contraseña (opción del menú «Contraseña«) y acceder a datos y configuraciones asociadas a dicho perfil. Desde el punto de vista de la seguridad esta identidad es la más segura ya que por defecto está habilitado el acceso multifactor para proteger nuestros datos y nuestra identidad de Microsoft. Si desconoce o ha olvidado la contraseña de acceso a su usuario de Microsoft M365 A3 Educación se puede restablecer utilizando los datos de contacto alternativos (teléfono móvil y/o correo electrónico) desde la página de recuperación de contraseña: https://passwordreset.microsoftonline.com/.
  
  Esta identidad digital se utiliza principalmente para la configuración de licencias de productos Microsoft, acceso a la plataforma de productividad Office365 A3 y servicios en la nube de Microsoft para Educación (Teams, OneDrive, Sharepoint, etc.). También es la identidad de uso obligatorio en servicios que requieren de un mayor nivel de seguridad de acceso ya que por defecto incorpora doble factor de autenticación y proporciona un mayor cumplimento normativo.

Las identidades digitales nos identifican en el uso de servicios digitales y son nuestro DNI en Internet. No todas las identidades son iguales ni se usan para lo mismo ya que están caracterizadas por diferentes niveles de seguridad, confianza, trazabilidad, integridad y elegibilidad según los requisitos y requerimientos del servicio al que se accede. Aunque lo ideal sería utilizar unas credenciales únicas para acceder a todos los servicios, lo que se conoce como Autenticación Única o Single Sign On (SSO), no siempre es posible o deseable por las limitaciones reseñadas anteriormente, por este motivo es importante conocer las diferentes identidades digitales asociadas a nuestra persona e identificar en qué casos y circunstancias se tiene que utilizar una u otra.

Es importante reseñar que la seguridad de nuestra identidad se basa principalmente en la adecuada gestión de las contraseñas: complejidad (utilizar números, letras, símbolos, mayúsculas, minúsculas y una longitud suficiente), unicidad (no utilizar la misma para diferentes identidades digitales y/o servicios) e integridad (no compartir, no utilizar contraseñas habituales ni presentes en diccionarios o que hayan sido filtradas previamente). Aún así, la protección basada en contraseña no se considera adecuada en la mayoría de los casos, principalmente para el acceso a servicios o datos sensibles, y se debe complementar con un segundo factor de verificación de la identidad del usuario como puede ser un dispositivo, una aplicación móvil o un mensaje de texto (SMS). Por este motivo, recomendamos encarecidamente que habilite un segundo factor de autenticación y sistemas de protección avanzada en aquellas identidades digitales que lo permitan como el Usuario Google Workspace de la universidad.

Cualquier problema o pregunta relacionada con las identidades digitales de la universidad puede trasladarla a través del Portal de Soporte del Servicio TIC.